Делопроизводство

Модуль "Мой кабинет" в составе Globus Professional в первую очередь предназначен для автоматизации делопроизводства и канцелярии федеральных органов власти. Этот модуль представляет также интерес для средних и крупных коммерческих организаций, имеющих дело с большими потоками корреспонденции со стороны организаций и граждан.

Это полностью готовое к установке и применению решение, которое базируется на самых современных стандартах делопроизводства.

Модуль "Мой кабинет" призван прийти на смену морально устаревшим системам, а также составить достойную конкуренцию прозападным решениям.

Модуль "Мой кабинет" системы Globus Professional является ультрасовременной инновационной разработкой. Надежность решения подтверждена тысячами пользователей по всей стране и сертификатами различных регуляторов. Поддержку и внедрение решений осуществляют десятки партнеров по всей стране.

Лидирующие позиции

Модуль "Мой кабинет" превосходит по своим характеристикам и удобству работы большинство систем делопроизводства представленных на рынке СНГ. При этом он является лишь одним из модулей, поставляемых в составе системы автоматизации Globus Professional. Тем самым заказчики получают простое в освоении, удобное и комплексное решение, охватывающее все аспекты деятельности.

Уже не первый год Globus Professional демонстрирует динамичный рост доли рынка, занимая лидирующие позиции по темпам роста. В системе работает свыше 40 000 пользователей.

Модуль "Мой кабинет" системы Globus Professional претендует на роль отраслевого стандарта в области делопроизводства, приходя на смену морально устаревшим системам прошлого столетия.

Эффективный документооборот и делопроизводство

"Мой кабинет" поддерживает все возможные варианты организации работы с документами:

автоматизация бумажного оборота документов;

полный переход на электронный оборот документов;

смешанный вариант, когда автоматизируется оборот и бумажных и электронных документов.

Globus Professional - инновационный адаптивный продукт, поэтому все заложенные в систему регламенты работы могут быстро адаптироваться под специфику работы организации без программирования и лишних затрат, в то время как конкурирующие решение позволяют лишь ограниченные настройки.

Стандартная версия модуля "Мой кабинет" включает полностью готовые регламенты работы, которые базируются на постсоветской специфике делопроизводства и соответствуют основным руководящим документам, в т.ч. и международным стандартам в области управления документами и записями.

Удобство и простота освоения

Модуль "Мой кабинет" опирается на российские стандарты документирования и использует удобные интерфейсные решения. Поэтому освоение продукта пользователями, его внедрение и адаптация проходят быстро и с минимальными усилиями.

Учебные центры компании-разработчика и её партнеров расположены практически во всех крупных городах и осуществляют качественную подготовку и переподготовку пользователей.

Работа с программой может осуществляться как с обычных офисных рабочих мест, так и удаленно, в том числе через сеть Интернет. При работе через Интернет может использоваться "виртуализация" рабочих мест, когда приложение "Мой кабинет" системы Globus Professional будет "доставляться" на любое устройство пользователя.

Решение обеспечено качественной и непрерывной поддержкой. Пользователям доступны он-лайн консультации в согласованном режиме.

Продукт сопровождается подробной документацией с примерами сценариев, которые регулярно дополняются и обновляются.

Открытость и интегрируемость

Система Globus Professional, в которой работает модуль "Мой кабинет", помимо десятков дополнительных модулей содержит также интеграционную платформу, поэтому задача создания единого информационного пространства в каждой конкретной организации решается быстро и стандартно.

В систему встроены в том числе следующие интеграционные механизмы:

Интеграция с MS WORD, в том числе автоматическое заполнение документов
Интеграция с электронной почтой MS Outlook
Интеграция с порталами разных производителей для получения обращений интернет-пользователей и публикации документов и отчетов
Полная интеграция со всеми реестрами и документами 1С версий 7.x и 8.x
Интеграция с Active Directory
Интеграция с программами и устройствами сканирования
Интеграция с системами специальной маркировки и штрих-кодирования

Скорость внедрения

В то время как большинство систем делопроизводства обеспечивают скорость внедрения примитивностью функционала, Globus Professional быстро внедряется как полнофункциональное решение за счет своей исключительной гибкости и возможности глубокой настройки регламентов под специфику конкретной организации без программирования.

Инновационная архитектура системы позволяет на любой стадии внедрения и даже по его завершении легко модифицировать алгоритмы работы. При этом модифицируются только правила работы, а ядро системы не изменяется. Этот подход обеспечивает исключительную надежность и качество внедрения системы.

Процесс разработки программного продукта прошел многократные аудиты и признан соответствующим самым жестким рекомендациям ИСО9001:2008.

Автоматизированная система технической поддержки позволяет в течение считанных часов разрешать ситуации любой сложности.

Ввод документов

Документы могут вводиться в систему по любым каналам, т.ч. из электронной почты, сканироваться, "перетаскиваться" из других мест мышкой и создаваться непосредственно в системе.

При создании документа осуществляется заполнение реквизитных полей карточки, которые могут нести как регистрационную, так и содержательную информацию.

Поддерживается типизация типов электронных документов - электронные карточки документов разных типов могут иметь свой набор реквизитных полей

Поля могут заполняться в ручном, полуавтоматическом или полностью автоматическом режиме. Например, осуществляется автоматическая нумерация и проводка по регистрационным журналам.

Поля могут заполняться путем выбора значений из общих справочников

"Мой кабинет" автоматически сохраняет документ в правильный раздел в структуре электронного хранилища.

Хранение файлов

К карточке документа может быть прикреплено или создано прямо в ней любое количество файлов

Поддерживаются любые типы файлов без ограничений(Word, JPG, PDF и т.п.)

Интегрированные программы-просмотрщики позвляют осуществить предварительный просмотр прикрепленных файлов

Работа со входящей корреспонденцией

"Мой кабинет" позволяет сотрудникам служб документационного обеспечения осуществлять быстрый ввод и регистрацию входящих документов. Документы направляются на предварительное рассмотрение, вводятся проекты резолюций. По результатам завершения процесса рассмотрения документ поступает на исполнение.

Поддерживаются как индивидуальные, так и групповые резолюции. Каждый исполнитель получает персональное задание, ход которого контролируется автоматически системой со своевременным уведомлением сотрудников, осуществляющих контрольные функции.

При завершении всех работ по документу и контроля результата, документ считается исполненным и может быть списан в хранилище

Поддержаны функции автоматической подготовки ответного документа по входящему. Исполнители могут общаться между собой в процессе работы над документом используя встроенную систему комментариев и сообщений. Вся история рабочей переписки сохраняется.

Работа с исходящей корреспонденцией

"Мой кабинет" помогает быстро составить, согласовать и отправить исходящий документ. При создании документа используются шаблоны, которые автоматически заполняются из карточки, формируя практически законченный текст проекта документа.

Проект документа может быть отправлен по быстрому электронному маршруту согласования и утверждения. При этом могут использоваться как преднастроенные, так и новые схемы маршрутов. Ход маршрута отображается графически и тщательно протоколируется для возможности дальнейшего переноса в бумажные грифы согласования.

Утвержденные документы регистрируются и поступают на отправку. Отправленные документы могут быть помещены в дела.

Поддерживаются связи между документами. Это помогает ретроспективно проследить всю историю вопроса даже не используя поиск.

Работа с внутренними документами

"Мой кабинет" обеспечивает эффективную работу с внутренними документами организации. Он позволяет использовать дополнительные поля и правила обработки документов различных типов, что дает возможность решить не только задачи делопроизводства, но и при необходимости комплексно решить задачу документооборота и интеграции с другими системами.

После содержательных полей карточки система автоматически может создать проект документа по шаблонам, которые определены для данного типа документа.

Далее исполнитель имеет возможность направить документ по маршрутам согласования и утверждения. Утвержденный документ регистрируется и вступает в силу. Система автоматически сохранит документ в правильном месте, в соответствие с принятыми в организации регламентами.

Поддерживается работа с версиями документов. Ввод в действие новой редакции может автоматически выводить из обращения предыдущую версию документа. Утратившие силу документы сохраняются в архиве, но доступны для поиска.

Рассмотрение и исполнение документов

"Мой кабинет" содержит специализированные АРМы руководителей различного уровня и исполнителей.

Руководители имеют возможность создавать резолюции(поручения) как в кратком виде, так и с указанием дополнительных параметров и требований к отчетности. Поддерживаются групповые резолюции, а также возможность создания иерархии на основе вышестоящих. Система автоматически отслеживает сроки и напоминает об их приближении или указывает на нарушение.

Для повышения качества исполнения все поручения могут отображаться в модуле "Деловой календарь", который наглядно показывает исполнителю его задачи и позволяет ему лучше спланировать свой день.

Система поддерживает возможность создания проектов резолюций и наложение резолюций на бумажный оригинал.

"Мой кабинет" автоматически формирует отчеты по исполнительской дисциплине. Вид и перечень отчетов расширяется. Помимо отчетов, за счет интеграции с модулем "OLAP-анализ", который также входит в базовый продукт, можно визуализировать отчеты в виде многомерных диаграмм и сводных таблиц.

Встроенное электронное хранилище

Globus Professional включает внутреннее хранилище документов, которое специально адапатировано для сохранения миллионов экземпляров документов. Оно позволяет модулю "Мой кабинет" и другим модулям системы надежно сохранять документы и оперативно их получать обратно как по запросам пользователей, так и в результате поиска.

Хранилище документов поддерживает привычное визуальное представление в виде папок с документами. Оно позволяет прямо в списке выводить любые реквизитные поля документов и просматривать их в табличном виде, без открытия карточек документов.

Хранилище обеспечивает ведение реестров документов, их фильтрацию и автоматический подбор по установленным критериям. Быстрый поиск позволяет моментально находить нужный документ.

Хранилище осуществляется надежное разграничение доступа к документам и отдельным их реквизитам. Все факты доступа к документу тщательно протоколируются. Файлы, приложенные к карточкам документов, хранятся особым образом, чтобы обеспечить выполнение требований нормативных документов по защите коммерческой, служебной и государственной тайны.

Процессы согласования документов

В модуле "Мой кабинет" предустановлены стандартные процессы обработки документов. Помимо этого в продукт входит "Мастер согласования", который позволяет даже неопытным пользователям визуально создать маршрут согласования, ознакомления или утверждения или воспользоваться шаблонным маршрутом.

Для более опытных пользователей продукт предлагает дополнительный модуль, который позволяет визуально проектировать маршруты в стандарте BPML и автоматически устанавливать их в систему в качестве шаблонов маршрутов.

Работа с номенклатурными делами и архив

В продукт встроен модуль "Номенклатура дел" с которым тесно интегрирован модуль "Мой кабинет". Это позволяет автоматически осуществлять перемещение документов в дела на нужной стадии, а также облегчает процедуры архивного хранения.

Система включает в себя электронный архив, который обеспечивает надежное сохранение электронных документов и учёт местоположения бумажных оригиналов. Возможна интеграция с системами роботизированного хранения бумажных оригиналов документов.